2.4 General Setting

2.4 General Setting
Menu ini mengatur master data secara umum yang dibutuhkan pada setiap proses transaksi oleh perusahaan.

2.4.1 General

Setting digunakan untuk mengatur sistem untuk dapat digunakan di kegiatan operasional, general setting mengatur setting tersebut secara umum/ template yang biasa ditunjukan agar apabila ada client baru maka tidak perlu mengulang dari awal.

Setting Wizard

Menu General Setting – General akan menampilkan atas Setting Wizard awal atas system Solog yang akan dijalankan pada Perusahaan.

Setting selalu dilakukan di awal setelah mencapai tahap Assestment Module yang di inginkan. Perubahan dianjurkan tidak terjadi pada saat telah terjadi transaksi dikarenakan dapat berdampak pada proses Operational, Inventory, Kegiatan Warehouse, bahkan pada department finance ataupun pelaporan atas Keuangan.

General

Sebagaimana terlampir atas setting wizard akan kami jelaskan sebagaimana berikut :

1. General

Ada kegiatan depo management ? YA | Tidak

(Apakah perusahaan menjalankan layanan jasa depo container management seperti kegiatan MNR (Maintenance atas Container, Gate in dan Gate Out container, proses check atas kondisi container)

Ada kegiatan penjualan barang ? YA | Tidak

(Apakah perusahaan menjalankan proses Sales Order atau melakukan penjualan atas barang internal)

Ada kegiatan Warehouse ? YA | Tidak

(Apakah pada kegiatan Order Management, perusahaan melakukan proses Picking Order pada Item Warehouse berdasarkan barang Customer)

Menggunakan Modul Finance ? YA | Tidak

(Apakah setting kali ini Perusahaan menggunakan Module Finance Accounting)

Menggunakan Pengiriman Moda Kereta ? YA | Tidak

(Apakah terdapat layanan order maupun kegiatan atas Moda Kereta yang ingin di tracking atau dilacak serta dilakukan input atas informasi order tersebut?)

Menggunakan Pengiriman Moda Pesawat ? YA | Tidak

(Apakah terdapat layanan order maupun kegiatan atas Air Freight yang ingin di tracking atau dilacak serta dilakukan input atas informasi order tersebut?)

Poin Ritase Driver berdasarkan ? Tidak memerlukan, Poin Rute, KM Tempuh

(Apakah terdapat penghitungan atas Ritase Driver yang akan dilakukan sebagai KPI atas Driver Point, jika iya maka penghitungan atas Poin Rute ataukah KM Tempuh)

Default Dashboard

(Menampilkan default atas Dashboard, untuk kali ini setting secara otomatis menampilkan All Tipe Dashboard, untuk melakukan setting per user role dapat dilakukan pada user management yang ada)

Kapan Pengakuan Hutang Perawatan ?

(Kapan pengakuan atas Hutang perawatan kendaraan, apakah pada saat penerimaan vendor bills atau pada saat biaya status realisasi. Pada kegiatan kali ini akan mencatat atas Payable / Hutang / Biaya pada saat penerimaan vendor bills atau biaya status realisasi sudah diakui mempunyai hutang kepada vendor maintenance kendaraan)

Apakah menggunakan layanan Register BBM atas kegiatan Operational terhadap Inventory Module ?

(Apakah menggunakan Voucher BBM atau Register BBM atas kegiatan Operational yang diberikan kepada Driver sebagai cost atas operational per ritase. Register BBM dilakukan dengan Pengadaan atas BBM melalui Purchase Order dengan memasukkan tarif atas BBM, bisa di lakukan dengan Harga Solar Industri atau Solar Subsidi)

Apakah menggunakan Multicurency ?

(Apakah setiap kegiatan Operational dan Keuangan menggunakan metode atas Biaya maupun Publish Rate multicurrency atau Non IDR)

Default apa yang digunakan dalam pelaporan finance ?

(Saat ini Solog menggunakan standard atau default atas IDR)

Work Order

Perlu untuk membatasi job order ?

(Pada setting kali ini akan dibatasi jumlah create atas Job Order, sehingga jika telah mencapai limit maka tidak akan bisa create Job Order hingga di hari berikutnya baru dapat dilakukan create order)

Layanan default yang menjadi paket pekerjaan ?

(Layanan apa yang dilakukan default atas paket pekerjaan, paket pekerjaan biasanya dilakukan sebagai paket Borongan atau wholesale)

Waktu mulai lembur ?

(Menentukan atas Waktu mulai / start penghitungan atas lembur pada kegiatan warehouse)

Default Satuan ?

(Jika dalam create order tidak dilakukan pemilihan atas satuan maka akan ter default otomatis atas apa yang menjadi setting default satuan)

Menggunakan paket pekerjaan ?

(Menampilkan atas tab tab khusus pada layanan atau module work order, seperti biaya masing – masing job order, item yang dilakukan muat dan lain – lain)

Job Order

Perlu untuk menampilkan cabang ?

(Setiap melakukan create Job Order / Job Sheet maka akan menampilkan atas Cabang atau Branch)

Update status otomatis ?

(Jika di setting iya maka akan mengikuti atas Proses Operational yang ada, jika dipilih tidak maka user dapat update status proses atas Job Order per Step nya dengan menampilkan flag status apakah barang telah dikeluarkan pada Gudang jika mengambil barang dari Gudang dan input atas jadwal lembur jika ada kegiatan atas Gudang)

Tampilkan harga price list dan kontrak pada job order dan work order ?

(Menampilkan publish price setiap user / admin order create Job Order berdasarkan Price List atau Kontrak Price)

Apakah perlu validasi limit piutang customer ketika pembuatan job order ?

(Akan mensetting atas pembatasan create order berdasarkan limit atas Piutang yang ada pada setiap contact customer)

Apakah perlu validasi limit hutang vendor ketika pembuatan job order cost ?

(akan memvalidasi atau pembatasan atas input cost berdasarkan limit hutang kepada vendor)

Apakah terdapat layanan LOCO ?

(akan memunculkan menu Loco pada Operational Module, menu Loco digunakan sebagai Order yang dilakukan pengirimannya oleh kendaraan customer, sehingga Loco tidak akan terdapat Publish Price yang ada, hanya melakukan atas proses tracking order saja tanpa membuat invoice)

Sales Order

Layanan yang mewakili aktivitas penjualan ?

(Adalah membuat default atas Layanan Jual berdasarkan service tipe apa yang diakui sebagai kegiatan Sales Order, setting ini wajib atas General – Apakah ada Kegiatan penjualan Barang = Ya)

Tampilkan harga pricelist/kontrak pada sales Order?

(Menampilkan publish price atas item yang kita jual kepada customer saat user order input SO / Sales Order)

Goods Receipt

Default storage type ?

(Bin Location : akan menampilkan atas Bin Location / Racking pada saat proses Goods Receipt)

(Handling Area : akan menampilkan default penerimaan barang selalu pada handling area)

Kapan Waktu Pengakuan Jatuh Tempo Hutang ?

(Penerimaan Barang : Pengakuan atas Hutang pada saat penerimaan barang pada menu Good Receipt status Terima)

(Penerimaan Vendor Bills : Pengakuan atas Hutang Purchase Order saat penerimaan invoice vendor)

Picking

Urutan bin location ketika pengambilan barang ?

(Pengaturan atas FIFO, FEFO, apakah pengambilan barang dilakukan melalui depan dahulu ataukah belakang)

Urutan level bin location ketika pengambilan barang ?

(Urutan atas default pengambilan barang dari atas atau dari Bawah)

Apakah menggunakan Picking Order pada Transportation Management ?

(Jika “Ya”, maka pada saat create Order pada Job Order dapat mengambil atas Delivery Ticket atau Picking Order yang telah dilakukan oleh admin Gudang sehingga mempermudah proses atas input item pada saat create Order)
Shipment / Manifest

Apakah pengisian barang dimulai dari NOL ?

(Input barang pada saat add item pada module inventory akan ter default 0 jika kita pilih IYA, jika tidak maka akan menyesuaikan atas Create PO dan PR)

Default alokasi biaya PL ?

(Mensetting atas Default Price List saat item di angkut, apakah berdasarkan Price List atau Harga Jual, ataukah berdasarkan KM Tempuh untuk Price yang kita jual, ataukah Waktu delivery. Ini berhubungan pada saat Create Service dan Publish Price)
Finance / Invoice

Apakah mencatat Pendapatan / Piutang Sementara ?

(Jika dipilih “YA”, maka akan mensetting untuk mencatat atas piutang sementara setiap Job Order Finish dan Invoice Posting)

Apakah mencatat atas Biaya Sementara ?

(Jika dipilih “YA”, maka akan mencatat atas Biaya Sementara (WIP) atau Hutang Sementara setiap cost atau add biaya pada operational)
2.4.2 Bank
Menu ini berisi daftar Bank dan informasi terkait nama serta kode berbagai bank sesuai kebutuhan perusahaan.

Tambah

Apabila ingin menambahkan Bank baru, maka klik add kemudian akan muncul pop up sebagai berikut:

Isi Kode Bank dan Nama Bank.

2.4.3 Email Server
Menu ini untuk menentukan Server yang digunakan menggunakan email dari Pilarmedia atau punya klien.

2.4.4 Country
Menu ini menampilkan daftar negara yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Tambah
Apabila ingin menambah negara baru, klik add kemudian akan muncul pop up sebagai berikut:

2.4.5 Vessel
Berisi data Kapal seperti nama kapal, kode kapal dan nama vendor yang berhubungan dengan perusahaan.

Tambah
Apabila ingin menambah Kapal, klik add maka akan muncul pop up sebagai berikut:

Diisi Kode Kapal, Nama Kapal dan Pemilik Kapal disesuaikan.

Owner, berasal dari master data Contacts

2.4.6 Pesawat
Berisi data Pesawat seperti nama Kode Maskapai, Nama Maskapai Penerbangan yang berhubungan dengan perusahaan.

Tambah
Apabila ingin menambahkan atas master data pesawat atau maskapai klik Add maka akan muncul Pop Up sebagaimana berikut :

2.4.7 Train
Menampilkan atas input master data atas data Kereta baik dari Nama Kereta dan Kode atas Kereta tersebut :

Tambah
Kegiatan ini sama dengan Pesawat dan Vessel, dengan klik tombol Add pada detail halaman Train akan menampilkan Pop Up atas Input data tersebut :

2.4.8 Unit
Mengatur satuan apa saja yang digunakan transaksi operasional pada SOLOG.

2.4.9. Commodity
Berisi database terkait komoditas yang dimiliki perusahaan. Informasi berupa nama, ada kadaluarsa atau tidak serta bisa melakukan edit atau hapus.

Tambah

Penambahan komoditas dengan menekan tombol Add :

Diisi nama komoditas
Default dicentang apabila ingin menjadikan komoditas sebagai default.
Can Expired dicentang apabila komoditas tersebut memiliki masa kadaluarsa

2.4.10 Container Type

Berisi informasi terkait dengan kode, nama dan ukuran kontainer yang dimiliki perusahaan.

Tambah
Penambahan kontainer baru dengan menekan tombol Add. Disi kode, Nama dan Ukuran dari kontainer yang akan ditambahkan.

2.4.11 Vendor Type
fitur ini mengkategorisasikan tipe vendor berdasarkan dengan kegiatan bisnis yang dijalankan. Dan jenis alamat atau tempat dari vendor tersebut.

Add
Penambahan kategori vendor :

Penambahan kategori atau jenis alamat dari vendor :

2.4.12 Vendor Job Status

Menampilkan informasi status yang digunakan vendor saat transaksi di solog.

Add

Penambahan status vendor juga bisa dilakukan dengan menekan Add, di isi sesuai alur status operasional perusahaan.

Priority berupa urutan status dilevel mana

Name berupa nama statusnya

2.4.13 Service
Merupakan master data yang berisi apa saja layanan yang disediakan oleh perusahaan. Setiap servis memiliki treatment tarif biaya yang berbeda. menu ini bisa melakukan edit ataupun hapus data.

Tambah
Penambahan jasa atau layanan dengan menekan tombol Add, berikut form pengisiannya :

Group, berasal dari master data Group User pada menu User Management
Sales Account, berasal dari master data Account pada menu Finance

2.4.14 Customer Stage

Berhubungan dengan Customer Relationship Management, pada tahapan marketing untuk mendefinisikan Status dari Customer sudah sejauh mana.

Tambah
Berikut form penambahan customer stage yang baru. Diisi Nama, Bobot dan centang salah satu Stage kerjasama sudah di tahap apa.

2.4.15 Port
Berisi data terkait dengan pelabuhan-pelabuhan yang mendukung operasional perusahaan. Terdapat juga fitur edit dan hapus data

Tambah
Penambahan pelabuhan dengan menekan tombol Add, dan isi sesuai detail dari pelabuhan tersebut.

Country, berasal dari master data Country
2.4.16 Air Port
Berisi data terkait dengan bandara Udara yang mendukung operasional perusahaan. Terdapat juga fitur edit dan hapus data

Tambah

Penambahan bandara udara dengan menekan tombol Add, dan isi sesuai detail informasi posisi atau alamat dan negara dari bandara tersebut.

Country, berasal dari master data Country
2.4.17 Stasiun
Berisi data terkait dengan Stasiun Kereta Api yang mendukung operasional perusahaan. Terdapat juga fitur edit dan hapus data

Tambah
Penambahan stasiun kereta api dengan menekan tombol Add, dan isi sesuai detail dari stasiun tersebut.

City, berasal dari master data Region/ City

2.4.18 Leads
Menu ini menampilkan atau menunjukkan status calon pelanggan tetapi belum dikontak lebih lanjut dan berupa industri apa.

Pada kolom industri bisa dilakukan penambahan dengan menekan tombol Add, dan berikut tampilan formnya.

2.4.19 Additional Field
Menu ini digunakan untuk pengaturan kesesuaian atas request label dan kolom yang ingin di tambahkan pada header atas Operational.

Dan bisa untuk menambahkan sesuai kebutuhan dengan menekan Add atau mengedit dengan klik edit

2.4.20 Dokumen ISO
Form Cetak Dokumen ISO adalah improvisasi yang dilakukan demi menunjang atas ISO Management Mutu pada setiap Perusahaan yang menggunakan dengan menampilkan atas Form Form SOP perusahaan baik Instruksi Kerja maupun Print Out dokumen berjalan sebagaimana berikut :

Edit
Saat ini pada All Module Solog telah dilakukan Rekapitulasi atas Cetak Dokumen berjalan sesuai yang ada pada setiap Module, untuk menambahkan atas No Form silahkan klik menu Edit atau tombol Pensil pada setiap Form atau Posisi Dokumen :

2.4.21 Driver Ritase Point
Melakukan pengaturan untuk ritase poin yang didapatkan oleh driver berdasarkan jarak tempuh setiap pengiriman.

Tambah